কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশন কী এবং কেন? প্রয়োজনীয় বই এবং সার্টিফিকেট কোর্স

প্রযুক্তিনির্ভর পৃথিবীতে কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশন খুবই গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে চলেছে। পড়াশোনা, চাকরী, ব্যবসা এমনকি রোজকার বহুকাজ সম্পাদনেও আমরা এই সফটওয়্যারগুলোর ধারস্থ হচ্ছি । তাইতো এসব ক্ষেত্রে দক্ষ হয়ে উঠলে ক্যারিয়ারেও করা যাবে বাজিমাত!

কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশন শিখার প্রয়োজনীয়তা

কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিক্যাশন সফটওয়্যারগুলোর ব্যবহারের পরিধি অনেক বড়। ভিন্ন বয়সের, ভিন্ন পেশার ব্যবহারকারীরা নিজেদের মতো করে ব্যবহার করতে পারেন।

রিপোর্ট রাইটিং, হিসাব-নিকাশ, অ্যানালাইসিস, যোগাযোগ ইত্যাদি অনেক কাজেই অফিস অ্যাপ্লিক্যাশন সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয়। আবার ব্যবসায়িক স্বার্থে অনলাইন কোলাবোরেশান, রিয়াল-টাইম কমিউনিকেশন, ক্লাউড কম্পিউটিং এর প্রয়োজন হয়।

বর্তমানে কিছু শেখা বা শেখানোর ক্ষেত্রেও কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করতে হয়। উদাহরণস্বরূপ, একজন ছাত্রের ক্লাস এসাইনমেন্ট তৈরি করতে হলে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ব্যবহারের প্রয়োজন। একজন শিক্ষকের ক্লাসে প্রেজেন্টেশন দেওয়ার জন্য পাওয়ারপয়েন্ট জরুরী৷

আবার কম্পিউটারেই সব হিসাব-নিকাশ করার জন্য স্প্রেডশীট সফটওয়্যারের বিকল্প নেই। মাইক্রোসফ্ট এক্সেল কোম্পানিগুলির মধ্যে একটি খুব জনপ্রিয় অ্যাপ্লিকেশন সফ্টওয়্যার যা ব্যবহারকারীদের ডেটাশিট পরিচালনা করতে দেয়।

প্রফেশনাল কমিউনিকেশনের জন্য বর্তমানে আউটলুক-জিমেইল ছাড়া কল্পনাও করা যায় না। এছাড়াও রয়েছে আরো বিভিন্ন ধরণের সফটওয়্যার যা নানা কাজে আমাদের ব্যবহার করতে হয়।

কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশনসমূহের বিস্তারিত

কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশন বলতে আমরা সাধারণত মাইক্রোসফটের ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট, এক্সেস এগুলোকে বুঝিয়ে থাকি। তবে বর্তমানে এসবের পাশাপাশি আরো অনেক অ্যাপস/সফটওয়্যার মাইক্রোসফট যুক্ত করেছে, যেমন – ওয়ান ড্রাইভ, ওয়ান নোট, মাইক্রোসফট টিমস ইত্যাদি। যেগুলোকে একত্রে বলা হয় Office 365 যার বর্তমান নাম Microsoft 365।

তবে মাইক্রোসফটের এসব অফিস অ্যাপ্লিকেশনের প্রত্যেকটির বিকল্প তৈরি করেছে গুগল যাকে একত্রে Google Workspace বলে। নিচে আমি প্রতিটা অ্যাপ্লিকেশন নিয়ে আলোচনা করছি, যা থেকে আপনি সহজেই বুঝতে পারবেন আপনাকে কোন কাজের জন্য কোন সফটওয়্যার শিখতে হবে।

ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যার

কম্পিউটারের কি-বাের্ডের মাধ্যমে শব্দ টাইপ করে সম্পাদনা ও অন্যান্য কাজ করে প্রয়ােজন অনুযায়ী সুন্দরভাবে সাজিয়ে কাগজে ছাপানাের প্রক্রিয়াকে ওয়ার্ড প্রসেসিং বলা হয়। ওয়ার্ড প্রসেসিং এর জন্য কম্পিউটারে যে সব সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয় তাকে ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যার বলা হয়।

ওয়ার্ড প্রসেসরগুলি ফন্ট, রঙ এবং অন্যান্য ফরম্যাটিং করতে সক্ষম যা ব্যবহারকারীদের জন্য সহজে অন্য কোন সফটওয়্যার দ্বারা সম্ভব নয়। বিল্ট-ইন স্পেল চেকিং এবং ব্যাকরণ চেকিংও সন্নিবেশিত থাকে যা প্রুফরিডিং-এর জন্য উপযোগী। এ ছাড়া টেবিল, গ্রাফ, মেইল মার্জ এর মত অসংখ্য সুবিধা ওয়ার্ড প্রসেসিং সফ্টওয়্যারে সন্নিবেশিত করা রয়েছে।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (এমএস ওয়ার্ড) হচ্ছে সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করা একটি স্ট্যান্ডার্ড ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রােগ্রাম। যেকোনো ধরণের লেখালেখির কাজে ওয়ার্ড প্রসেসিং ব্যবহার করা হয়ে থাকে। ছাত্র হোন কিংবা চাকরিজীবী, আপনাকে অবশ্যই এই সফটওয়্যারের শরণাপন্ন হতেই হবে। ডেস্কটপ ও অনলাইন ভার্সন দুটিই থাকায় মাইক্রোসফট বেশি ব্যবহৃত। তবে যারা অনলাইনের স্টোরেজকেই বেশি প্রাধান্য দেয় তাদের জন্য গুগল ডকস বেশ যুতসই।

স্প্রেডশীট সফটওয়্যার

স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের সাহায্যে জটিল গাণিতিক হিসাব-নিকাশ, অর্থনৈতিক ও পরিসংখ্যানিক হিসাব নিকাশ এবং যুক্তিমূলক কার্যক্রমসহ তথ্য ব্যবস্থাপনার কাজও করা যায়। সারি ও কলামের সাহায্যে তালিকাভুক্ত করে যেকোনো তথ্য-উপাত্ত সংরক্ষণ ও যেকোনো সময়েই ব্যবহার করতে এই টুলটি দরকার।

এই সারি এবং কলামগুলি গুরুত্বপূর্ণ গাণিতিক ফাংশন সঞ্চালনের জন্য সূত্রে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি গতানুগতিক হিসাবের একটি ডিজিটাল উপস্থাপনা। মাইক্রোসফট এক্সেল হচ্ছে সবচেয়ে জনপ্রিয় স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম। আর এর উত্তম বিকল্প হচ্ছে গুগল শীট।

প্রেজেন্টেশন সফটওয়্যার

প্রেজেন্টেশন সফটওয়্যার একাডেমিক ও পেশাগত জীবনে নিয়মিত ব্যবহার করা একটি জনপ্রিয় অ্যাপ্লিকেশন। । যেকোনো প্রজেক্ট, প্ল্যান, লেসন ভিজ্যুয়ালি কয়েক মিনিটের স্লাইডে উপস্থাপন করা হয় এই সফটওয়্যারটির মাধ্যমে।

মাইক্রোসফট পাওয়ার পয়েন্ট ও গুগল স্লাইডের মতো প্রেজেন্টেশন টুলগুলো ছাত্র-শিক্ষক উভয়কেই দিচ্ছে বাড়তি সুবিধা। বিজনেসম্যান কিংবা চাকুরিজীবিদের বিভিন্ন সময় নিজেদের কাজের পরিকল্পনা প্রকাশ করার জন্য এ ধরণের সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয়। যেকোনো কিছু কম সময়ে সম্পূর্ণভাবে অন্যকে বোঝানোর জন্য এর বিকল্প নেই।

কমিউকেশন সফটওয়্যার

আগেকার দিনের চিঠি প্রেরণ বা সশরীরে আবেদনপত্র দাখিলকে বিদায় জানিয়ে প্রতিদিনের বার্তা বিনিময় প্রাতিষ্ঠানিক পত্র, গুরুত্বপূর্ণ তথ্যাদি শেয়ার করা, ডকুমেন্টস আদান-প্রদানের জন্য এখন ব্যবহৃত হয় কমিউনিকেশন সফটওয়্যার।

চটজলদি আদান-প্রদানের কাজ সেরে নিতে ব্যক্তিগত বা পেশাগত, উভয়ক্ষেত্রেই এ ধরণের টুল ব্যবহার করা হয়ে থাকে। যারা মাইক্রোসফট ব্যবহার করতে পছন্দ করেন তাদের জন্য কমিউনিকেশন সফটওয়্যার হিসেবে আছে আউটলুক ও জিমেইল। তবে এর মধ্যে জিমেইল সবচেয়ে জনপ্রিয়।

মিটিং সফটওয়্যার

মিটিং সফটওয়্যার ব্যবহার করে মূলত একই সময়ে একসাথে অনেকজন কানেক্টেড থেকে ভয়েস বা ভিডিও কলে কথা বলতে পারে। এই টুলটিতে স্ক্রিন শেয়ার করা যায় বিধায় যেকোনো প্রেজেন্টেশন অনলাইনেই দেখানো যায়।

মেসেজিং অপশন থাকায় তথ্যাদি, ছবি, ডকুমেন্টসও শেয়ার করা যায়। এছাড়া রেকর্ডিং সুবিধা থাকায় পরবর্তী প্রয়োজনে পুরো মিটিং রেকর্ড করে রাখা যায়। অনলাইন ক্লাস, বিজনেস মিটিং, ওয়েবিনার এমন যেকোনো ধরণের সমাগমের জন্য এই ধরণের সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয়।

হাজার হাজার মাইল দূরে থাকলেও একসাথে হওয়া এখন আর অসম্ভব কিছু নয়। গুগল মিট ও মাইক্রোসফট টিমস জনপ্রিয় দুটি মিটিং সফটওয়্যার।

ডাটাবেজ সফটওয়্যার

যে সফটওয়্যারের সাহায্যে যেকোনো ডাটা বা তথ্য সজ্জিতকরণ করে সংরক্ষণ ও চাহিদা অনুসারে তা ব্যবহার করা হয় তাকেই ডাটাবেজ সফটওয়্যার বলে। তথ্য সংরক্ষণ, ব্যাকআপ আপডেট, ডিলিট, কুয়েরী, প্রেজেন্টেশন ইত্যাদি কাজে এই টুলটি প্রয়োজন।

ওয়েবসাইট তৈরীতেও রয়েছে এর ব্যবহার। স্কুল, কলেজ, হাসপাতাল, অফিস, ব্যবসা প্রতিষ্টান সব ক্ষেত্রেই ডাটাবেজ সফটওয়্যার ব্যবহার হয়ে থাকে। মাইক্রোসফট এক্সেস, মাইএসকিউএল, ওরাকল বহুল ব্যবহৃত ডাটাবেইজ সফটওয়্যার।

স্টোরেজ সফটওয়্যার

তথ্য-উপাত্ত, ছবি-ভিডিও, ডকুমেন্ট প্রভৃতি অনলাইনেই সংরক্ষণের জন্য ব্যবহার করা হয় স্টোরেজ সফটওয়্যার। ব্যক্তিগতভাবেই ব্যবহারযোগ্য এই টুল নিরাপদ ও সহজলভ্য। যেকোনো ডিভাইস থেকে নির্দিষ্ট ইমেইল এড্রেস ও পাসওয়ার্ডের মাধ্যমে লগইন করে আপনার স্টোরেজের এক্সেস পেয়ে যাবেন।

ওয়ান ড্রাইভ মাইক্রোসফট ৩৬৫ এর অন্যতম সেরা একটি সংযোজন। এর স্টোরেজ লিমিটেড হলেও আকর্ষণীয় সুবিধা নিতে প্রিমিয়াম ভার্সন ব্যবহার করা যায়।

অন্যদিকে গুগল ড্রাইভে গুগল শিট, গুগল ডকস ও স্লাইডের ডকুমেন্টসগুলোও সংরক্ষণ করা যায় যদিও স্টোরেজ বাড়াতে গুণতে হবে অতিরিক্ত ডলার।

নোট টেকিং সফটওয়্যার

কয়েক বছর আগেও ছিলো ডায়েরী লেখার প্রচলন । ভুলে যাবার ভয়ে দরকারি কিছু লিখার জন্য হাতের কাছে থাকত হ্যান্ডনোট। এখন সময় পাল্টেছে, এই নোট করে রাখার জন্য পাশে আছে মাইক্রোসফটের ওয়ান নোট আর গুগল কিপ।

ওয়ান নোট এমন একটি নোটটেকিং টুল যেটিতে আলাদা সেকশন-পেজ করে নিজের সুবিধামতো নোটবুকস হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। অনেক বেশি ভিজ্যুয়াল ফিচার থাকায় এটি জার্নালের মতো কাজ করে থাকে। এটি অন্যান্য মাইক্রোসফট অফিস এপ্লিকেশনের সাথে সংযুক্ত হওয়ায় সহজেই শেয়ার করতে পারবেন।

গুগল কিপও খুব সিম্পলভাবে আপনার নোটগুলো গুছিয়ে রাখার দায়িত্ব পালন করে। এর সব ফিচারই বিনামূল্যে হওয়ায় সহজেই ব্যবহারযোগ্য।

টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার

ডিজিটাল বিশ্বে শুধু কঠোর পরিশ্রম নয়, দক্ষতার সাথে গুছিয়ে কাজ করাই মূলত সফলতার পূর্বশর্ত। আর টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের মাধ্যমে টাস্ক অরগানাইজ করা, ট্র‍্যাক করা, মনিটর করা, প্রায়োরিটি সেট করে সবকাজ গুছিয়ে সঠিকভাবে সম্পন্ন করা সম্ভবপর হয়।

ব্যক্তিপর্যায়ে নিত্যদিনের কাজ এভাবে অরগানাইজ করে রাখলে প্রোডাক্টিভিটি লেভেল অনেকগুন বেড়ে যায়। আবার যেকোনো টিমের কাজ হাসিলে টিম লিডার এই টুল ব্যবহার করতে পারেন।

শুধু কাজ সাজিয়ে রাখাই না, এই টুলটি প্ল্যানিং থেকে শুরু করে কোলাবেরেশন, কমিউনিকেশন, প্রায়োরিটি সেটিং, টাস্ক ক্রিয়েশন, এসাইনমেন্ট ট্র‍্যাকিং ও প্রগ্রেস মনিটরিং, টাইম ম্যানেজমেন্ট ও রিমাইন্ডার, পারফর্ম্যান্স এনালাইসিস, টিম ওয়ার্কে একাউন্টিবিলিটি চেক করা প্রভৃতি করা যায়। অর্থাৎ যেকোনো কাজে শতভাগ সাফল্য পেতে এই টুলের বিকল্প নেই। মাইক্রোসফট টু-ডু ও গুগল টাস্ক বহুল ব্যবহৃত টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার।

অফিস অ্যাপ্লিকেশনে ক্যারিয়ার

আপনি যে পেশারই হন না কেন কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশনের ব্যবহার জানলে ক্যারিয়ারে এগিয়ে থাকা সহজতর হবে। তবে শুধুমাত্র সফটওয়ারগুলোতে আলাদা ভাবে দক্ষ হতে পারলে অফলাইনে, অনলাইনে থাকছে কাজের সুযোগ।

মাইক্রসফট ওয়ার্ড ভালো জানা থাকলে আপনি প্রুফরিডার, এডিটর, টাইপিস্ট, সেক্রেটারিয়াল ইত্যাদি কাজে ভাল করবেন।

এক্সেলের দক্ষতা যেকোনো একাউন্টেন্ট কিংবা ইঞ্জিনিয়ারদের জন্য অত্যাবশ্যক। এছাড়া এক্সেল আপনাকে ডেটা এনালাইসিস, আর্থিক হিসাবনিকাশ, গাণিতিক কাজে অত্যন্ত সাহায্য করবে।

পাওয়ারপয়েন্ট যেকোনো প্রেজেন্টেশনের প্রস্তুতিতে খুবই কাজে আসবে, হোক সেটা ক্লাস এসাইনমেন্ট অথবা বিজনেস মিটিং।

কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশন কিভাবে শিখব?

কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশনের প্রাথমিক পর্যায় খুব সহজ হওয়ায় যে কেউ-ই তা ব্যবহার করতে পারে। কিন্তু আপনি যদি দক্ষ হতে চান, সেক্ষেত্রে ভালো মানের বই ও কোর্স বেশ সহায়তা করতে পারে। তখন আপনি শুধুমাত্র একজন নরমাল ইউজার না হয়ে একজন প্রো হয়ে উঠতে পারবেন। আর আপনার এই দক্ষতার ব্যবহারের পরিসর কিন্তু বিশাল!

কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশন শিখতে প্রয়োজনীয় বই

• ’সার্টিফিকেট ইন কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশন’ by মাহবুবুর রহমান
• মাইক্রোসফট অফিস বুকস PDF

অফিস অ্যাপ্লিকেশনের সেরা কোর্সসমূহ

• বাংলাদেশ কম্পিউটার কাউন্সিল কোর্স
• Udemy Microsoft Office 365
• Linkedin Office 365 Course
• Google Workspace Training by Google
• বহুব্রীহি এক্সেল কোর্স
• Coursera Excel Course
• 10 Minutes School PowerPoint Course
• 10 Minutes School MS Word Course

শেষ কথা

বর্তমানে প্রতিটি ক্ষেত্রেই কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশনের ব্যবহার করতে হয়। এজন্য এখন প্রতিটি সফটওয়্যার সম্পর্কে অন্তত বেসিক ধারণা থাকা প্রয়োজন। আর যদি এই দক্ষতাগুলো কাজে লাগিয়ে উপার্জন করতে চান তবে কোর্সগুলো আপনাকে অনেক সহায়তা করবে।

এগুলো ছাড়াও আপনার জীবন পাল্টে দিতে পারে এমন কোর্স সম্পর্কে জেনে নিতে পারেন এখানে – সেরা ১০টি কম্পিউটার কোর্স